40人・1か月分の打刻を、1秒未満で集計し給与ソフト用データに。打刻漏れをその日のうちに知らせる仕組み

月末の手入力と計算に時間がかかり、打刻漏れに気づくのも遅れる

飲食店を3店舗運営する従業員40名（社員6名・パート/アルバイト34名）の会社の場合、営業時間は10時から23時で、勤務はシフト制です。22時以降の深夜勤務があり、定休日は無く、従業員は交代で休みます。紙のタイムカードを月末に各店長がExcelへ手入力し、残業・深夜・休日の時間を手で計算して、給与ソフトに入力します。

打刻漏れや休憩の取り忘れには月末まで気づかず、本人に確かめるのにも時間がかかります。計算の誤りは、そのまま給与の誤りになります。こうした勤怠の集計を、担当者の手作業と記憶だけに頼らない仕組みとして、本事例を構築しました。

構築した仕組み

打刻から給与ソフト用データの作成までを、下記の7つの工程で構成しています。

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   スマホのGoogleフォームで打刻

   店舗に掲示したQRコードから、従業員がスマートフォンのGoogleフォームで、出勤・休憩開始・休憩終了・退勤を打刻します。

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   Googleスプレッドシートに打刻記録を保存

   打刻は、Googleスプレッドシートの打刻記録に自動で入ります。1回の打刻が1行で、タイムスタンプ・従業員番号・氏名・店舗・種類を記録します。

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   毎日の締めで、打刻漏れ・休憩不足・シフトとの差を検出

   出勤だけ・退勤だけ・休憩開始だけの打刻漏れ、労働6時間超で休憩45分未満（8時間超で60分未満）の休憩不足、シフトの開始・終了と30分以上違う出勤・退勤を検出します。検出した内容は、その日のうちにChatworkで店長に通知します。

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   AI（Claude）が修正申請を読み取り

   従業員が自由な文で送った修正の申請から、対象の日付・種類（出勤・休憩開始・休憩終了・退勤）・時刻を、AIが読み取って修正案にします。日付や時刻が文から特定できない申請は、推測で埋めず「確認事項」に回します。

5. 5

   店長が承認して、勤怠に反映

   修正案は、店長が確認して承認するまで勤怠に反映されません。AIが勤怠を直接書き換えることはありません。確認事項は、店長が本人に確かめた値で反映します。

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   月末に集計

   1人ごとの出勤日数・労働時間・残業・深夜・休日・遅刻早退を集計します。

7. 7

   給与ソフト用データを作成

   給与ソフトに取り込めるCSVを、1人1行で作成します。経理が集計を確認したうえで、給与ソフトに取り込みます。割増賃金の計算は、給与ソフトで行います。

時間の計算は計算のプログラムで行い、AIは修正申請の読み取りだけに使う

給与に関わる時間は、同じ打刻から毎回同じ答えが出る必要があります。そのため、労働時間・残業・深夜・休日の計算と、打刻漏れなどの検出は、AIではなく、あらかじめ決めた手順で計算する専用のプログラム（以下、計算のプログラム）で行います。AI（Claude）を使うのは、従業員が自由な文で送る修正申請の読み取りだけです。

検証で使った計算の決まり

• 労働時間: 退勤の時刻から出勤の時刻を引き、休憩（休憩開始から休憩終了まで）を除いた時間です。日をまたぐ勤務は、出勤した日の勤務として扱います。
• 残業: 1日8時間を超えた時間です。週（日曜から土曜）の労働時間が40時間を超えた分も、二重に数えずに加えます。
• 深夜: 22時から翌5時までに働いた時間です（休憩中は除きます）。
• 休日: 従業員ごとに決めた週1回の休日に働いた時間です。休日の時間は、残業の計算に含めません。
• 遅刻早退: シフトの開始より後の出勤と、シフトの終了より前の退勤の分数です。シフトの無い日は数えません。

打刻の検出、修正申請の読み取り、月次集計

毎日の検出

毎日の締めで、打刻漏れ・休憩不足・シフトとの差を検出し、その日のうちに店長へ通知します。

修正申請の読み取り

従業員が自由な文で送った修正の申請から、AIが対象の日付・種類・時刻を読み取って、修正案にします。「昨日」「先週の金曜」のような言い方は、申請日から数えて日付にします。日付や時刻が文から特定できない申請は、推測で埋めず、確認事項にします。

月次集計と給与ソフト用データ

月末に、1人ごとの出勤日数・労働時間・残業・深夜・休日・遅刻早退を集計し、給与ソフトに取り込めるCSVを作成します。時間は「時間:分」で出力します。

検証結果

打刻2,723件の読み込み・検出・修正の反映・集計・給与ソフト用CSVの書き出しにかかった時間は、約0.04秒でした。AIが修正申請30件を読み取った約23秒と、店長の承認の時間は含みません。月次集計の240項目はすべて正解と一致し、毎日の検出の45件はすべて検出できました。

月次集計の6項目は、出勤日数・労働時間・残業・深夜・休日・遅刻早退です。正解は、集計の仕組みとは別に、同じ決まりから作成した集計です。

修正申請の読み取り

修正申請30件のうち、日付と時刻が文から特定できる25件は、AIがすべて日付・種類・時刻まで正しく読み取りました。日付や時刻が特定できないあいまいな5件は、すべて確認事項に回しました。5件の内訳は、日付が特定できない3件と、時刻が特定できない2件でした。

修正の申請が出ていない打刻漏れの日（2件）は、集計に入れず、店長への確認事項として残しました。

検証の範囲は、打刻データからの検出、修正申請の読み取り、修正の反映、月次集計とCSVの作成までです。Googleフォームの打刻画面、Chatworkへの通知、承認の画面は検証の対象外です。検証では、AIの修正案をそのまま反映し、確認事項になった5件は、店長が本人に確かめた値で反映して集計しています。

導入について

本事例と同規模の仕組みは、AIコンサルティングとして10万円（税別）から構築します。操作説明と手順書も含みます。構築後の運用相談や改修を継続してご依頼いただく場合は、「後藤、貸します。」（月10万円・月15時間から、税別）で対応します。

別途、AIの利用料がかかります。今回の検証では、修正申請30件の読み取りで約11円でした（2026年10月時点の料金での試算）。必要な契約は、AnthropicのAPI、Googleフォーム・Googleスプレッドシートを利用できるGoogleアカウント、通知先のChatwork、CSVを取り込む給与ソフトです。

Googleフォームの打刻画面、Chatworkへの通知、修正案の承認の画面は、導入時に貴社の環境に合わせて構築します。シフト制や就業規則は会社ごとに違うため、残業・深夜・休日などの計算の決まりは、導入時に貴社の就業規則に合わせて決めます。どの勤務形態（社員・アルバイト）から始めるかは、月末の集計にもっとも時間がかかっている勤務形態をもとに決めます。ほかの店舗や飲食店以外の業種にも同じ方法を使えるかは、シフトの組み方をうかがったうえで判断します。

よくあるご質問