業務の棚卸

• 今の業務の洗い出し
• 外注に出している作業の一覧化
• 自動化できる作業の切り分け

業務の仕組み化

• 請求書の作成と送付
• 問い合わせメールの一次対応
• データ転記と集計

貴社への引継ぎ

• 操作手順書の作成
• 貴社担当者への引継ぎ
• 作った仕組みは貴社のもの

保守・運用

• 毎月の動作確認
• 不具合の修正
• 新しい業務の追加

請求まわり

• スプレッドシートの受注データから請求書を作成する

  スプレッドシートに入力された受注データを取り込み、取引先ごとの請求書を決まった書式で作成します。書式と計算の規則は貴社の運用に合わせて弊社が組みます。金額と明細が合っているかは、発行の前に担当者が検算します。

• 請求書を添付した Gmail の下書きを用意する

  作成した請求書を添付し、宛先・件名・本文まで入れた Gmail の下書きを用意します。送信のボタンは担当者が押すので、宛先の間違いや添付の漏れをその場で止められます。

• 送付済みと未送付の一覧を自動で更新する

  送信済みメールの記録と請求書の一覧を照合し、送付の状況をスプレッドシート上で自動で更新します。未送付のまま残っている取引先が一目で分かるので、月末の抜け漏れの確認が短く済みます。

• freee へ取り込む形式にデータを整える

  請求と入出金のデータを freee の取り込み書式へ変換し、日付や勘定科目の表記も揃えます。弊社の経理も freee を使っています。取り込みの実行と仕訳の確定は担当者が行います。

問い合わせ対応

• Gmail の問い合わせを内容ごとに分類する

  Gmail に届くメールを、請求の連絡・注文・営業の案内などの区分へ自動で仕分けます。仕分けの基準は既存のやり取りを読んで決め、運用しながら調整します。

• よくある問い合わせの返信下書きを作成する

  頻度の高い質問について、過去の回答と社内で決めた回答文をもとに返信の下書きを用意します。送るかどうかを最後に決めるのは、内容を読んだ担当者です。

• 未対応のまま残ったメールを Chatwork・Slack へ通知する

  何日で未対応とみなすかを決めておき、その日数を過ぎたメールの件名と経過日数を Chatwork・Slack へ知らせます。同じ考え方の未返信の検知ツールを、弊社は Chatwork 向けに自社開発して使っています。

転記・集計

• フォームの回答をスプレッドシートへ転記する

  問い合わせや申込のフォームに回答が入るたび、必要な項目だけをスプレッドシートの所定の列へ書き込みます。転記の規則は弊社が貴社と決めて組みます。記入が足りない回答には印を付けて残し、担当者が後から追いかけます。

• 複数シートの集計表を自動で更新する

  担当者別・月別に分かれた入力シートを決めた時刻に集め、集計表の数字を最新の状態に保ちます。締めの数字として確定させるかどうかは、月次の確認を経てから決めます。

会議・報告

• 会議の文字起こしから議事録の下書きを作成する

  Google Meet の文字起こしを読み込み、決定事項・宿題・次回の予定に分けた下書きを起こします。文字起こしは対応するプランの場合に利用できます。社外へ出す議事録は、担当者が手を入れてから送ります。

• 月次の定例レポートの下書きを作成する

  請求・問い合わせ・会議の記録を月ごとに集め、前の月との比較を載せた下書きに整えます。どこまでを社内に共有し、どこから経営の判断に回すかは担当者が仕分けます。

• 数字の更新を Slack・Chatwork へ通知する

  集計表が更新されたタイミングで、主要な数字と前の月との比較を Slack・Chatwork へ短く知らせます。数字を見て何を変えるかの判断は、通知を受けた側に残ります。

代行ではなく自動化

作業を引き受け続けるのではなく、自動で回る形にして引き渡します。

後藤本人が担当

業務の棚卸しから自動化の実装、引継ぎまで後藤本人が行います。

引継ぎまで実施

操作手順書を作り、貴社の担当者が運用できる状態にします。