請求書30枚を、AIが16秒で支払一覧に。受領した請求書の処理を自動化する仕組み
取引先から受領した請求書PDFをAIが読み取り、支払期日順の支払一覧を自動で作成する仕組みを構築し、請求書30枚で検証しました。振込先の変更・二重請求・合計金額の不一致は、支払一覧の「確認事項」欄に自動で記載します。
概要
- 対象業務
- 受領した請求書の入力と、支払管理
- 使用ツール
- Gmail・Googleドライブ・ChatGPT・Googleスプレッドシート・Chatwork
- 検証データ
- 取引先15社分の請求書30枚（うち4枚はスキャン画像）
- 導入前の課題
- 取引先からの請求書が、毎月数十〜数百枚、メールや郵送で届く
- 経理担当者が、日付・金額・振込先をExcelやスプレッドシートに手入力している
- 支払期日を過ぎてから、支払漏れに気づいたことがある
- 成果
- AIが請求書30枚を16秒で読み取り、支払期日順の支払一覧を作成
- 手入力の項目数は、360項目から0項目に
- 担当者が目視で確認した請求書は、30枚中8枚
- AIの利用料は、30枚で約14円
請求書の入力と確認に、毎月時間がかかっている
請求書が30枚届く月であれば、担当者は1枚ずつPDFを開き、取引先名・請求書番号・支払期日・金額・振込先など12項目、合計360項目を手入力します。そのうえで支払期日を確認し、振込先が前回から変わっていないかを照合してから振込を行います。
入力の誤りや振込先の変更の見落としは、そのまま支払の誤りにつながります。こうした確認を担当者の注意力だけに頼らない仕組みとして、本事例を構築しました。
構築した仕組み
請求書の受領から振込までの業務を、下記の5つの工程で構成しています。
- 1
Gmailで請求書を受領
添付のPDFを、Googleドライブの所定フォルダへ自動で保存します。紙の請求書は、スキャンデータまたはスマートフォンで撮影した画像を同じフォルダに保存します。
- 2
AI（ChatGPT）が請求書を読み取り
取引先名・請求書番号・支払期日・金額・振込先など、1枚あたり12項目を読み取ります。
- 3
Googleスプレッドシートの支払一覧に登録
支払期日順に登録します。読み取りの確信度が低い請求書と、支払期日の記載がない請求書は、支払一覧に登録せず「確認待ち」に振り分けます。
- 4
確認事項を自動で記載
前回と振込先が異なる請求書、二重に届いた請求書、合計金額が一致しない請求書は、支払一覧の「確認事項」欄に理由を記載します。
- 5
Chatworkで通知
支払期日の3日前と、確認が必要な請求書があることを担当者に通知します。振込は担当者が行います。
支払一覧
| 支払期日 | 取引先 | 金額（税込） | 振込先 | 確認事項 |
|---|---|---|---|---|
| 11/01 | A社（工具販売） | 57,200 | 三井住友銀行 蒲田支店 普通 7890123 | |
| 11/12 | B社（運送） | 34,100 | 三井住友銀行 神田支店 普通 2345999 | 振込先の変更 |
| 11/16 | C社（電機） | 46,200 | りそな銀行 上野支店 当座 0456789 | |
| 11/19 | D社（保険代理店） | 132,000 | 三菱UFJ銀行 錦座支店 普通 8901234 | 振込先の変更 |
| 11/27 | E社（リース） | 143,000 | PayPay銀行 ビジネス営業部 普通 8800112 | 合計金額の不一致・振込先の変更 |
| 11/30 | F社（印刷会社） | 137,280 | 三菱UF銀行 浅草支店 普通 3456789 | 振込先の変更・二重請求 |
11/01A社（工具販売）57,200円
三井住友銀行 蒲田支店 普通 7890123
11/12B社（運送）34,100円
三井住友銀行 神田支店 普通 2345999
振込先の変更
11/16C社（電機）46,200円
りそな銀行 上野支店 当座 0456789
11/19D社（保険代理店）132,000円
三菱UFJ銀行 錦座支店 普通 8901234
振込先の変更
11/27E社（リース）143,000円
PayPay銀行 ビジネス営業部 普通 8800112
合計金額の不一致・振込先の変更
11/30F社（印刷会社）137,280円
三菱UF銀行 浅草支店 普通 3456789
振込先の変更・二重請求
検証結果
AIは請求書30枚を16秒で読み取り、手入力の作業は不要になりました。担当者が目視で確認したのは、「確認事項」欄に理由が記載された請求書と「確認待ち」の請求書の計8枚です。検証データに含めた振込先の変更4件・二重請求1件・合計金額の不一致1件・支払期日の記載漏れ1件は、すべて検出されました。
AIが読み取りを誤った場合
360項目のうち、読み取りの誤りは4項目でした。振込に関わる下記の2項目は、前回の振込先との照合で検出され、担当者の確認に回りました。
| 取引先 | 正しい内容 | AIの読み取り | 検出のされ方 |
|---|---|---|---|
| D社（保険代理店） | 銀座支店 | 錦座支店 | 「振込先の変更」として確認事項に記載 |
| F社（印刷会社） | 三菱UFJ銀行 | 三菱UF銀行 | 「振込先の変更」として確認事項に記載 |
残る2項目は、口座名義の「ョ」と「ヨ」の表記の違いで、銀行の名義表記に合わせて自動で統一したため、支払への影響はありませんでした。金額は、小計と消費税の合計が請求金額と一致するかも照合しています。初めて取引する相手は前回の振込先がないため「初めての取引先」と記載し、初回のみ担当者が請求書と照合します。
上記は、読み取りの指示を調整した2回目の検証結果です（1回目の読み取りの誤りは12項目）。
導入について
本事例と同規模の仕組みは、AIコンサルティングとして10万円（税別）から構築します。操作説明と手順書も含みます。構築後の運用相談や改修を継続してご依頼いただく場合は、「後藤、貸します。」（月10万円・月15時間から、税別）で対応します。
別途、AIの利用料がかかります。今回の検証では30枚で約14円、請求書が月100枚の場合は月50円程度です（2026年10月時点の料金での試算）。必要な契約は、OpenAIのAPI、Gmail・Googleドライブ・Googleスプレッドシートを利用できるGoogleアカウント、通知先のChatworkです。
Gmail・Chatworkとの連携は、導入時に貴社の環境に合わせて構築します。請求書の発行や入金確認など、支払の前後の業務も同じ方法で連携できます。どの業務から始めるかは、現在もっとも時間がかかっている業務をもとに決めます。
よくあるご質問
Q紙で届く請求書にも対応できますか？
はい。スキャンしたPDFやスマートフォンで撮影した画像をGoogleドライブの所定フォルダに保存すれば、メールで届いた請求書と同様に読み取ります。今回の検証でも、30枚のうち4枚はスキャン画像の請求書でした。
Q請求書のデータをAIで処理しても問題ありませんか？
読み取りには、ChatGPTの画面ではなく、OpenAIのAPI（自社のシステムからAIを利用する仕組み）を使用します。OpenAIは、APIで送信されたデータを、利用者が許可しない限りAIの学習に使用しないと公表しています。AIで処理する書類の範囲は、無料相談の段階で一緒に決めます。
Q振込までAIが実行するのですか？
いいえ。振込は担当者が行います。仕組みが行うのは、支払一覧の作成と、確認が必要な請求書の通知までです。
Q現在の会計ソフトはそのまま使えますか？
はい。支払一覧は、freee会計やマネーフォワード クラウド会計に取り込める形式（CSV）でも出力できます。
QOutlook・Excelを利用している会社でも依頼できますか？
Microsoft 365（Outlook・OneDrive・Excel）をご利用の場合も、同様の仕組みを構築できるかを無料相談でお答えします。
貴社の請求書業務でも実現できるか、30分でお答えします
現在の請求書の受領方法と月間の枚数をうかがい、自動化できる範囲と費用の目安をお伝えします。
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