60分の定例会議を、AIが約1分で議事録と管理表の更新案に。決定事項・課題・ToDoを振り分ける仕組み
定例会議のGoogle Meetの文字起こしをAIが読み取り、発言を決定事項・課題・ToDoに振り分けて、議事録と課題管理表・ToDo管理表の更新案を自動で作成する仕組みを構築し、60分の定例会議3回分で検証しました。表への反映は、担当者の承認後に行います。
概要
- 対象業務
- 定例会議の議事録の作成と、課題・ToDoの管理
- 使用ツール
- Google Meet（文字起こし）・Googleドライブ・Claude・Googleスプレッドシート・Chatwork
- 検証データ
- 販売管理システムの入れ替えプロジェクトの定例会議3回分（1回あたり約60分・約1万2千字の文字起こし）
- 導入前の課題
- 会議の後、担当者が録音を聞き直して議事録を作成している
- 決定事項とToDoが議事録の文中に埋もれ、管理表への転記が遅れて、期限切れのToDoに次の会議で気づく
- 前回決まったことが、次の会議で再び議論になる
- 決まっていない論点が、誰の担当か分からないまま残る
- 成果
- 60分の定例会議の文字起こしから、1回あたり約1分（53〜80秒）で、議事録と管理表の更新案を作成
- 3回分で、決定事項・課題・ToDoの63件中61件を正しく振り分け
- 担当・期限が発言で決まっていない項目は、推測で埋めず「確認事項」に記載（確認すべき7件をすべて挙げ、推測で埋めた項目は0件）
- AIの利用料は、会議1回あたり約34円
議事録の作成と管理表への転記に、会議のたびに時間がかかっている
従業員30名の金属部品の加工会社が、販売管理システムの入れ替え（期間6か月）を進める場合、週1回・60分の定例会議には、社長と、営業・製造・経理・総務の担当者、システム会社の担当者の計6名が出席します。会議の後は、担当者が録音を聞き直して議事録を作成し、決まったこととToDoを課題管理表とToDo管理表に手作業で転記します。
転記が遅れると、期限を過ぎたToDoに次の会議で初めて気づきます。前回決まったことが再び議論になり、決まっていない論点は誰の担当か分からないまま残ります。こうした会議運営を担当者の記憶と手作業だけに頼らない仕組みとして、本事例を構築しました。
構築した仕組み
会議の文字起こしの保存から、担当者への通知までを、下記の7つの工程で構成しています。
- 1
Google Meetで文字起こしを保存
会議中に文字起こし機能をオンにしておくと、発言者と時刻の付いた文字起こしが、Googleドライブに保存されます。保存された文字起こしは、仕組みが自動で読み込みます。
- 2
AI（Claude）が発言を振り分け
発言を「決定事項」「課題」「ToDo」「前回ToDoの進捗報告」に振り分けます。雑談や、すでに決まった内容の確認、保留になった案は、どの表にも入れません。
- 3
既存の表と照合して更新案を作成
既存の課題管理表・ToDo管理表と照らし合わせ、新規・更新・解決の更新案を作ります。担当・期限が発言で決まっていない項目は、推測で埋めず「確認事項」に回します。
- 4
担当者が承認して、表に反映
更新案は、担当者が確認して承認するまで表に反映されません。承認すると、Googleスプレッドシートの課題管理表・ToDo管理表が更新されます。AIが表を直接書き換えることはありません。確認事項は、担当者が埋めます。
- 5
議事録を作成して共有
日時・出席者・議題・決定事項・課題・ToDoをまとめた議事録を作成し、担当者の確認後に出席者へ共有します。
- 6
Chatworkで通知
担当者ごとのToDoと期限を通知します。期限の前日と、期限を過ぎた時にも通知します。
- 7
次回会議のアジェンダ案を作成
優先度の高い未解決の課題と、期限を過ぎたToDoをもとに、次回会議のアジェンダ案を作成します。
発言の振り分けと、管理表の更新
AIは、会議の発言を振り分けて、課題管理表・ToDo管理表の該当する行を更新します。新しく決まったことに該当する課題が課題管理表に無い場合は、その場で起票して「解決済み」で記録します。決定の記録を課題管理表の1か所にまとめ、「前回何が決まったか」を後から探せるようにするためです。
振り分けの例
会議の発言と、表への反映
| 時刻 | 発言者 | 会議での発言 | 振り分け | 表への反映 |
|---|---|---|---|---|
| 18:42 | 社長 | 「では、受注データは、過去3年分を移行します。これで決定にします。」 | 決定事項 | 課題管理表の No.7「移行するデータの範囲」を「解決済み」にし、決定内容と決定日を記入する |
| 25:10 | 経理 山本 | 「得意先コードを付け直すかどうかは、経理と営業で意見が分かれています。」 | 課題 | 課題管理表に No.18 として新規起票する（優先度 高）。担当と期限は確認事項にする |
| 27:48 | 社長 | 「田中さん、次の定例、来週の木曜、11月5日までに、得意先マスタの重複を洗い出してください。」 | ToDo | ToDo管理表に No.30 として新規登録する（担当 営業 田中・期限 11/05・関連する課題 No.18） |
| 36:00 | 社長 | 「一旦A案の方向で。細かい直しを入れて、最終を決めましょう。」 | 決定事項にしない | 課題管理表の No.9「請求書の書式」は「対応中」のままにする（修正版を確認してから確定するため） |
18:42社長
会議での発言「では、受注データは、過去3年分を移行します。これで決定にします。」
振り分け決定事項
表への反映課題管理表の No.7「移行するデータの範囲」を「解決済み」にし、決定内容と決定日を記入する
25:10経理 山本
会議での発言「得意先コードを付け直すかどうかは、経理と営業で意見が分かれています。」
振り分け課題
表への反映課題管理表に No.18 として新規起票する（優先度 高）。担当と期限は確認事項にする
27:48社長
会議での発言「田中さん、次の定例、来週の木曜、11月5日までに、得意先マスタの重複を洗い出してください。」
振り分けToDo
表への反映ToDo管理表に No.30 として新規登録する（担当 営業 田中・期限 11/05・関連する課題 No.18）
36:00社長
会議での発言「一旦A案の方向で。細かい直しを入れて、最終を決めましょう。」
振り分け決定事項にしない
表への反映課題管理表の No.9「請求書の書式」は「対応中」のままにする（修正版を確認してから確定するため）
議事録
日時・出席者・議題・決定事項・課題・ToDoをまとめた議事録を、議題ごとに作成します。
議事録（第7回）
| 議題 | 決定事項 |
|---|---|
| 移行するデータの範囲 | 受注データは過去3年分（約3万4千件）を移行します。移行作業は約3日で、追加費用は発生しません。 |
| 売上計上基準 | 売上計上は出荷日基準に統一します。検収日基準の2社は、請求の段階で経理が調整します。 |
| 電話・FAX受注の例外の取り扱い | 価格の手修正と納期の個別指定の2つを新システムでも認め、それ以外は標準の運用に合わせます。受注の取り消しは管理者権限（経理）で扱い、元伝票と紐付けて記録されます。 |
移行するデータの範囲
決定事項受注データは過去3年分（約3万4千件）を移行します。移行作業は約3日で、追加費用は発生しません。
売上計上基準
決定事項売上計上は出荷日基準に統一します。検収日基準の2社は、請求の段階で経理が調整します。
電話・FAX受注の例外の取り扱い
決定事項価格の手修正と納期の個別指定の2つを新システムでも認め、それ以外は標準の運用に合わせます。受注の取り消しは管理者権限（経理）で扱い、元伝票と紐付けて記録されます。
課題管理表
項目は、No・起票日・課題・分類・優先度・担当・期限・状況・決定内容・決定日・出典です。「出典」は、起票の元になった会議の回と文字起こしの時刻で、表の行から元の発言をすぐに確かめられます。
課題管理表
| No | 課題 | 起票日 | 優先度 | 担当 | 期限 | 状況 | 決定内容 | 出典 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 9 | 請求書の書式 | 10/08 | 高 | 経理 山本 | 10/29 | 対応中 | 第4回 47:05 | |
| 11 | 売上計上基準（出荷日基準・検収日基準）の統一 | 10/15 | 高 | 経理 山本 | 10/29 | 解決済み | 売上の計上は出荷日基準に統一する。検収日基準の得意先2社は、請求の段階で経理が手作業で調整する。 | 第5回 47:10 |
| 18 | 得意先コードを付け直すか（重複登録・取引停止分の整理を含む） | 10/29 | 高 | 確認事項 | 確認事項 | 未着手 | 第7回 25:10 |
9請求書の書式
起票日10/08
優先度高
担当経理 山本
期限10/29
状況対応中
出典第4回 47:05
11売上計上基準（出荷日基準・検収日基準）の統一
起票日10/15
優先度高
担当経理 山本
期限10/29
状況解決済み
決定内容売上の計上は出荷日基準に統一する。検収日基準の得意先2社は、請求の段階で経理が手作業で調整する。
出典第5回 47:10
18得意先コードを付け直すか（重複登録・取引停止分の整理を含む）
起票日10/29
優先度高
担当確認事項
期限確認事項
状況未着手
出典第7回 25:10
ToDo管理表
項目は、No・登録日・やること・担当・期限・状態・関連する課題・出典です。「関連する課題」で、課題管理表の課題と結び付けます。
ToDo管理表
| No | やること | 登録日 | 担当 | 期限 | 状態 | 関連する課題 | 出典 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 20 | 部署ごとに管理している手書きExcel台帳を洗い出し、一覧にする | 10/15 | 確認事項 | 確認事項 | 未着手 | No.12 | 第5回 54:00 |
| 22 | 工場分の手書きExcel台帳を集め、一覧にする | 10/22 | 製造 佐藤 | 11/05 | 完了 | No.12 | 第6回 25:40 |
| 30 | 得意先マスタの重複を洗い出す | 10/29 | 営業 田中 | 11/05 | 未着手 | No.18 | 第7回 27:48 |
| 34 | 受注入力画面の不要な項目を洗い出す（営業事務の意見も聞く） | 10/29 | 営業 田中 | 確認事項 | 未着手 | No.19 | 第7回 41:30 |
20部署ごとに管理している手書きExcel台帳を洗い出し、一覧にする
登録日10/15
担当確認事項
期限確認事項
状態未着手
関連する課題No.12
出典第5回 54:00
22工場分の手書きExcel台帳を集め、一覧にする
登録日10/22
担当製造 佐藤
期限11/05
状態完了
関連する課題No.12
出典第6回 25:40
30得意先マスタの重複を洗い出す
登録日10/29
担当営業 田中
期限11/05
状態未着手
関連する課題No.18
出典第7回 27:48
34受注入力画面の不要な項目を洗い出す（営業事務の意見も聞く）
登録日10/29
担当営業 田中
期限確認事項
状態未着手
関連する課題No.19
出典第7回 41:30
検証結果
AIは、定例会議3回分（各約60分・約1万2千字の文字起こし）から、1回あたり53〜80秒で議事録と更新案を作成しました。決定事項・課題・ToDoの63件のうち61件を正しく振り分け、漏れは2件、誤りは3件でした。
| 区分 | 3回分の件数 | 正しく振り分けた件数 | 漏れ | 誤り |
|---|---|---|---|---|
| 決定事項 | 10件 | 10件 | 0件 | 0件 |
| 課題 | 17件 | 16件 | 1件 | 0件 |
| ToDo | 36件 | 35件 | 1件 | 3件 |
| 合計 | 63件 | 61件 | 2件 | 3件 |
漏れの2件は、中身は拾えていたものの、振り分け先が異なった項目です。課題として起票すべき決定事項を、既存の課題の決定内容として記録した1件と、ToDoにすべき作業を課題として起票した1件です。同じ内容を2か所に入れた重複16件は、誤りに数えていません。重複は承認の段階でまとめます。
確認事項は、確認すべき7件をすべて挙げました。担当・期限を推測で埋めた項目は0件です。
AIが振り分けを誤った場合
誤りの3件は、その場の持ち帰りや途中経過の発言を、ToDoの新規登録（1件）や状態の更新（2件）にした項目です。
| 会議での発言 | 正しい扱い | AIの振り分け |
|---|---|---|
| 第6回 社長「それまでに、田中さんも、もう一度考えておいて。」 | ToDoにしない（その場の持ち帰り） | ToDoとして新規登録（担当 営業 田中・期限 10/29） |
| 第7回 総務 鈴木「受け入れ確認の担当表は、今、下書きを作っているところです。」 | ToDoの状態は変えない | ToDo「受け入れ確認の担当表（部門と確認画面の組み合わせ）を作成する」を「対応中」に更新 |
| 第7回 営業 田中「流れを書き出すのは、半分くらい進んでいます。」 | ToDoの状態は変えない | ToDo「現在の営業の納期回答の流れを書き出す」を「対応中」に更新 |
こうした項目は、担当者が承認の段階で確認する前提としています。
検証の範囲は、文字起こしの読み込みから、振り分け・議事録・表の更新案・Chatworkの通知文・次回会議のアジェンダ案の作成までです。承認の画面と、期限の前日・期限超過の通知は検証の対象外です。検証では、更新案を承認済みとして表に反映して集計しています。
導入について
本事例と同規模の仕組みは、AIコンサルティングとして10万円（税別）から構築します。操作説明と手順書も含みます。構築後の運用相談や改修を継続してご依頼いただく場合は、「後藤、貸します。」（月10万円・月15時間から、税別）で対応します。
別途、AIの利用料がかかります。今回の検証では、60分の会議1回分で約34円（3回分で約102円）でした（2026年10月時点の料金での試算）。必要な契約は、AnthropicのAPI、Google Meetの文字起こし機能を利用できるGoogleアカウント（Google Workspace）、通知先のChatworkです。
Googleドライブからの文字起こしの取り込み、更新案の承認の画面、Chatworkへの送信（期限の前日と期限超過の通知）は、導入時に貴社の環境に合わせて構築します。どの会議から始めるかは、議事録の作成と転記にもっとも時間がかかっている会議をもとに決めます。営業会議・幹部会議など、ほかの定例会議にも同じ方法を使えるかは、会議の進め方をうかがったうえで判断します。
よくあるご質問
QAIが振り分けを誤ることはありますか？
あります。検証では誤りが3件あり、その場の持ち帰りや途中経過の発言を、ToDoの新規登録（1件）や状態の更新（2件）にした項目でした。こうした項目は、担当者が承認の段階で確認し、修正します。
Q担当や期限が発言で決まっていないToDoは、どうなりますか？
担当・期限を推測で埋めず、「確認事項」として担当者に返します。確認事項は、担当者が埋めます。
QGoogle Meetの文字起こしは、どの契約プランでも使えますか？
Google Workspaceの契約プランによっては、Google Meetの文字起こし機能を使えない場合があります。ご利用のプランが対応しているかは、無料相談の際にお調べします。
QZoomやMicrosoft Teamsの会議でも依頼できますか？
文字起こしを保存できる会議であれば、同様の仕組みを構築できるかを無料相談でお答えします。
Q会議の内容をAIで処理しても問題ありませんか？
処理には、Claudeの画面ではなく、AnthropicのAPI（自社のシステムからAIを利用する仕組み）を使用します。Anthropicは、APIで送信されたデータを、利用者が許可しない限りAIの学習に使用しないと公表しています。AIで処理する会議の範囲は、無料相談の段階で一緒に決めます。
貴社の定例会議でも実現できるか、30分でお答えします
現在の議事録と管理表の運用、会議の頻度をうかがい、自動化できる範囲と費用の目安をお伝えします。
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