FAX・PDFの注文書30枚を、71秒で受注一覧に。品番マスタと照合し、単価違い・短納期を確認事項に回す仕組み

注文書を見ながら受注一覧に手で入力し、品番・単価・納期も目で確かめている

部品や資材を売る卸売の会社で、営業事務が2名、取引先が工場・設備工事・電気工事などの会社の場合、1日に20〜40枚の注文書が、FAXとメールのPDFで届きます。書式は取引先ごとに違い、日付の書き方（2026年10月5日・令和8年10月5日・10/5など）や、納期が1行ごとか注文書に1つだけかも異なります。数量を手書きで直した注文書も届きます。

営業事務は、注文書を見ながら受注一覧（Excel）に品番・数量・単価・納期を手で入力し、品番が自社の品番と合っているか、単価が決めた価格どおりか、納期が間に合うか、同じ注文書がもう一度届いていないかも、目で確かめています。そのため時間がかかり、見落としも出ます。こうした受注入力を、担当者の目視と手作業だけに頼らない仕組みとして、本事例を構築しました。

構築した仕組み

注文書の集約から、営業事務による受注の確定までを、下記の7つの工程で構成しています。

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   注文書を1つのフォルダに集める

   FAXの受信PDFと、メールに添付されたPDFを、Googleドライブの1つのフォルダに集めます。

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   AI（Claude）が注文書を読み取り

   注文書1枚ずつの画像を読み、注文日・取引先・注文番号・届け先と、明細（品番・品名・数量・単価・納期）を取り出します。日付や納期の書き方が違っても、同じ形にそろえます。読めない字は推測で埋めず、空欄にして、読めなかった項目名を残します。

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   手書きの訂正は、訂正後の値を採用

   印刷された数量や納期が線で消され、手書きで直されている時は、直した後の値を入れ、「数量を800から900に訂正」のように、何を直したかも残します。

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   プログラムが品番マスタと照合

   品番を、自社の品番マスタ（品番・品名・単価・標準納期）と照らし合わせます。

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   確認事項を判定

   決まった基準で、マスタに無い品番・単価の違い・短納期・二重送信・読み取れない項目を判定します。

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   受注一覧に書き出し

   受注一覧（Googleスプレッドシート）に、1明細1行で書き出します。確認事項のある行は赤字にして「確認待ち」、無い行は「登録可」にします。

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   営業事務が対応して確定

   確認事項のある行は、取引先に確かめる、マスタを直す、単価や納期を受け入れるか決める、といった対応を営業事務が行います。問題のない行は、確認したうえで受注を確定します。

品番の照合と確認事項の判定はプログラムで行い、AIは注文書の読み取りだけに使う

品番・単価・納期の判定は、毎回同じ基準で、同じ答えが出る必要があります。そのため、品番マスタとの照合、単価の比較、短納期・二重送信の判定、受注一覧の作成は、AIではなく、あらかじめ決めた手順で計算する専用のプログラムで行います。AI（Claude）を使うのは、書式がばらばらなFAXやPDFの注文書の読み取りです。

検証で使った確認事項の決まり

• マスタに無い品番: 注文書の品番が、品番マスタにありません（新しい品番、書き間違いなど）。
• 単価がマスタと違う: 注文書の単価が、マスタの単価と違います。
• 納期が短い: 注文日から納期までの日数が、その品番の標準納期の日数より短いです。
• 二重送信の疑い: 同じ取引先・同じ注文番号の注文書が、すでに届いています。
• 読めない項目: 数量などが読めない項目は、空欄のまま確認事項にします。
• 自信が無い項目: AIが読み取りに自信が無いと印を付けた項目は、読み取った値のまま確認事項にします。

受注一覧と確認事項

受注一覧

読み取った注文書は、受注一覧に1明細1行で並びます。項目は、注文日・取引先・注文番号・品番・品名・数量・単価・納期・届け先・確認事項などです。確認事項のある行は、理由が赤字で出ます。

確認事項

確認事項は、種類ごとに、注文書の内容とマスタの内容を並べて知らせます。営業事務は、確認事項のある行だけを取引先に確かめ、問題のない行をまとめて確定します。

検証結果

注文書30枚（明細90行）の読み取りにかかった時間は、5枚ずつ同時に処理して71秒でした。担当者の確認の時間は含みません。受注一覧の810項目（90行×9項目）はすべて正解と一致し、確認事項にすべき18件はすべて検出できました。

受注一覧の9項目は、注文日・取引先・注文番号・品番・品名・数量・単価・納期・届け先です。正解は、読み取りの仕組みとは別に、注文書を作る時に使った元のデータから作成した一覧です。注文書は、パソコンで作成したPDF、スキャン、FAXの3種類で、FAXは傾き・かすれのある画像です。手書きの書き込みがある5枚は、数量の訂正3枚、納期の訂正1枚、1行の追記1枚です。

AIが読み取りに自信が無いと印を付けた場合

正解の18件のほかに、AIが「読み取りに自信が無い」と印を付けた6件が、確認事項に加わりました。かすれや手書きのある行で、6件とも読み取った値は正しく、営業事務が目で確かめれば足りる項目でした。

検証の範囲は、注文書PDFの読み取りから、品番マスタとの照合、確認事項の判定、受注一覧の作成までです。Googleドライブへの注文書の集約と、受注を確定する画面は検証の対象外です。取引先の名前は、注文書に印字された名前のまま写しています。取引先1社は社名を「株式会社」なしで印字しており、印字どおりの社名を正解としています。印字された名前と取引先マスタの名前をそろえる処理は、別に要ります。

導入について

本事例と同規模の仕組みは、AIコンサルティングとして10万円（税別）から構築します。操作説明と手順書も含みます。構築後の運用相談や改修を継続してご依頼いただく場合は、「後藤、貸します。」（月10万円・月15時間から、税別）で対応します。

別途、AIの利用料がかかります。今回の検証では、注文書30枚の読み取りで約102円、1枚あたり約3.4円でした（2026年10月時点の料金での試算）。必要な契約は、AnthropicのAPI、Googleドライブ・Googleスプレッドシートを利用できるGoogleアカウントです。

FAXの受信PDFとメールの添付PDFをGoogleドライブに集める仕組み、品番マスタの整備、受注を確定する画面は、導入時に貴社の環境に合わせて構築します。確認事項の基準（短納期とみなす日数など）は、導入時に貴社の取引条件に合わせて決めます。どの取引先から始めるかは、入力にもっとも時間がかかっている取引先をもとに決めます。見積書や発注書など、ほかの帳票にも同じ方法を使えるかは、書式をうかがったうえで判断します。

よくあるご質問