78件の予約の通知を、約2分で1つの予約表に。ダブルブッキングを見つけ、前日の連絡文まで作る仕組み

4つの受け付け方の予約を、1名が手で予約表にまとめている

スタッフ4名の美容室の場合、予約は、予約サイトの通知メール、自社のGoogleフォーム、お客様が自由な文で送るLINEとメールの4つで届き、2週間で約60件になります。営業時間は、月・水・木・金が10時から19時、土・日が9時から18時で、火曜は定休日です。スタッフには日ごとのシフトがあり、週に1日休みます。

4つの通知を1名がスプレッドシートに手で写し、変更・キャンセルや、同じ予約の二重の通知も混ざります。同じスタッフの予約が重なっても気づくのは当日になり、前日のお客様への連絡も1件ずつ書いています。こうした予約の管理を、担当者の手作業と目視だけに頼らない仕組みとして、本事例を構築しました。

構築した仕組み

予約の通知の受け取りから、前日の連絡文の承認までを、下記の7つの工程で構成しています。

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   通知が届いた順に集める

   予約サイトの通知メール・Googleフォームの回答・LINEとメールで届いたお客様の文が、届いた順に集まります。

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   AI（Claude）が通知を読み取り

   種類（新規・変更・キャンセル・予約と関係のない問い合わせ）、お名前、来店日、開始時刻、メニュー、担当、予約番号を取り出します。「明日」「来週の水曜」は、通知を受け取った日から数えて日付にします。

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   日時が決まらない依頼は確認事項に

   日付・時刻・メニューのどれかが一つに決まらない依頼（「午後」「夕方」「15日か16日」「いつもの」など）は、予約表に入れず、確認事項にします。

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   営業時間・シフト・重なりを確認

   届いた順に1件ずつ、営業時間（定休日を含む）、担当のシフト、同じスタッフの予約との重なりを、計算のプログラムで確かめます。ひっかかった依頼は確認事項にします。変更でひっかかった時は、元の予約をそのまま残します。

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   予約表に入れる

   確認を通った依頼を、予約表に入れます。予約番号が同じ依頼や、お名前・来店日・開始時刻・メニューが同じ依頼は、同じ予約の重複として無視します。変更は元の予約を探して書き換え、キャンセルは予約表から外します。

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   前日の連絡文を作成

   予約表に入った予約ごとに、前日にお客様へ送る連絡文をAIが書きます。お名前・来店日と曜日・開始時刻・メニュー・担当が合っているかは、プログラムで確かめます。

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   お店の担当者が調整・承認

   確認事項は、Chatworkで担当者に知らせます。担当者がお客様に連絡して日時を決め、連絡文は、内容を確認して承認してから送ります。

重なりや営業時間の確認は計算のプログラムで行い、AIは通知の読み取りと連絡文だけに使う

予約表に入れてよいかどうかは、毎回同じ基準で判断する必要があります。そのため、営業時間・シフト・重なりの確認、重複の無視、変更・キャンセルの反映は、AIではなく、あらかじめ決めた手順で計算する専用のプログラム（以下、計算のプログラム）で行います。AI（Claude）を使うのは、書き方がばらばらな通知の読み取りと、前日の連絡文の作成です。

検証で使った予約表の決まり

• 営業時間: 月・水・木・金は10時から19時、土・日は9時から18時で、火曜は定休日です。予約の終わりの時刻（開始時刻にメニューの所要時間を足した時刻）が閉店時刻を過ぎる依頼は、入れません。閉店ちょうどに終わる予約は、入れられます。
• シフト: 担当の指定がある予約は、そのスタッフがその日のシフトに入っている時間に収まる必要があります。担当の指定が無い予約は、その時間に空いているスタッフがいれば入れます。
• 重なり: 同じスタッフの予約が時間で重なる場合は、先に届いた予約を優先します。一方の終わりと他方の始まりがちょうど同じ時刻なら、重なりとしません。
• 重複: 予約番号が同じ依頼、またはお名前・来店日・開始時刻・メニューが同じ新規の依頼は、同じ予約の重複として無視します。
• 変更・キャンセル: 元の予約を、予約番号、またはお名前と元の来店日で探します。元の来店日が書かれていない変更は、そのお名前の予約が1件だけなら対象にします。見つからない、または2件以上あって決められない場合は、確認事項にします。

通知の読み取り、予約表、確認事項、前日の連絡文

通知の読み取り

予約サイトの通知は項目が決まった形で届き、LINEとメールは自由な文で届きます。AIは、どちらからも、種類・お名前・来店日・開始時刻・メニュー・担当を読み取ります。「来週の水曜」のような言い方は、通知を受け取った日から数えて日付にします。日付や時刻が一つに決まらない依頼は、確認事項に回します。

予約表

予約表の項目は、日付・開始・終了・お客様・メニュー・担当・受付元・予約番号です。終了時刻は、開始時刻にメニューの所要時間を足して計算します。

確認事項

営業時間外・シフト外・同じスタッフの予約との重なりは、理由を付けて確認事項にします。重なりは、先に届いた予約を優先し、後から届いた依頼を確認事項にします。

前日の連絡文

予約表に入った予約ごとに、前日にお客様へ送る連絡文を、AIが作成します。変更やキャンセルは返信で連絡してほしいことも書き、担当の指定が無い予約には、担当の名前を書きません。

検証結果

2週間分・78件の通知（予約の依頼60件）から、予約表と前日の連絡文を作成するまでにかかった時間は、121秒でした。内訳は、AIの通知の読み取りが約77秒、連絡文の作成が約44秒、計算のプログラムが0.001秒です。担当者の確認と承認の時間は含みません。予約表の42行は210項目がすべて正解と一致し、確認事項の15件も、正解の15件と同じ内容でした。

予約表の正解は、読み取りに使うプログラムとは別に、同じ決まりから先に作成した予約表です。確認事項の15件は、重なり5件、営業時間外2件、シフト外3件、あいまいな依頼5件です。

通知の読み取り

78件すべてで、通知の種類を正しく読み取りました。項目まで正解と比べると76件が一致し、食い違った2件は、取り消しの通知のメニューを、指示どおり空欄にした項目でした。取り消す予約は予約番号と来店日で決まるため、予約表の結果には影響しません。

変更の7件のうち5件を予約表に反映し、残る2件は確認事項になりました。担当の変更が別の予約と重なった1件と、変更後の日時が決まらない1件で、どちらも元の予約はそのまま残しています。

前日の連絡文

42通の連絡文は、予約ごとに変わる部分（お名前・来店日・時刻・メニュー・担当）を除くと、担当ありの36通と担当なしの6通の2通りの文面でした。今回の指示では、お客様に送る文を決まった型にしたためで、型が決まっていれば、AIを使わずプログラムでも作成できます。書かれていない情報（住所・料金など）を足した文はありませんでした。

検証の範囲は、通知の読み込みから、予約表の作成、確認事項の判定、前日の連絡文の作成までです。通知は、受け付け方ごとに同じ形のファイルとして読み込み、78件をまとめて読み取りました。予約表はファイルに書き出しました。Googleフォーム・Googleスプレッドシート・Chatwork・LINE・メールとの接続と、連絡文の送信は検証の対象外です。検証は1回の実行の結果で、実際のお客様の文は書き方がさらに多様なため、導入後の最初の数週間は、確認事項の出方を見ながら基準を調整します。

導入について

本事例と同規模の仕組みは、AIコンサルティングとして10万円（税別）から構築します。操作説明と手順書も含みます。構築後の運用相談や改修を継続してご依頼いただく場合は、「後藤、貸します。」（月10万円・月15時間から、税別）で対応します。

別途、AIの利用料がかかります。今回の検証では、78件の通知の読み取りと42通の連絡文の作成で約61円でした（通知の読み取りが約40円、連絡文の作成が約21円。2026年10月時点の料金での試算）。必要な契約は、AnthropicのAPI、Googleフォーム・Googleスプレッドシートを利用できるGoogleアカウント、予約サイトの通知メールを受け取るメールアドレス、通知先のChatwork、連絡文を送るLINEまたはメールです。

Googleフォームの受付画面、各受け付け方の通知の取り込み、Chatworkへの通知、連絡文の承認と送信の画面は、導入時に貴社の環境に合わせて構築します。営業時間・シフト・メニューの所要時間は店舗ごとに違うため、予約表に入れる基準は、導入時に貴社の運用に合わせて決めます。どの受け付け方から始めるかは、予約表への転記にもっとも時間がかかっている受け付け方をもとに決めます。ほかの業種や複数の店舗にも同じ方法を使えるかは、予約の受け付け方をうかがったうえで判断します。

よくあるご質問