いつもありがとうございます。代表の後藤です。
皆さん、Chatworkって使っていますか？大企業様はTeamsを使っている割合が高い一方、中小企業はChatworkがメインの企業様も多いですよね。弊社もそうです。
そして、部下の方や業務委託メンバーと「あのメッセージ、返信しましたっけ？」 「○○さん、昨日のチャット見てます？」みたいなやり取りが発生しませんか？
これって結構あるあるかなと。ただ、チャットの未返信ってかなり大事じゃないですか？クライアント様の満足度も下がるし、なんせLTVが下がりやすい。
そこで今回は、Chatworkの返信漏れを防ぐツールを自社で開発した話をします。
ChatWorkの「返信漏れ問題」
Chatworkは便利なツールです。でも、使っていると必ずぶつかる問題があります。
「メンバーが増えると誰が返信していないのか、わからない」
特に複数のプロジェクトを抱えていると、メッセージがどんどん流れていく。Toで指名されたメッセージを見落とす。返信したつもりがしていなかった。
結果、クライアントへの返信が遅れ、社内確認が滞る。まあこれはとにかく信頼を失いますよね。未返信なんてまずありえない行為ですから。
「ないなら作ろう」
で、作りました。
Chatwork未返信管理アプリです。
やっていることはシンプルで、「Toや返信で指名されたメッセージのうち、まだ返信していないもの」を自動で検知して、一覧化・リマインドしてくれるツールです。
主な機能
1. 未返信の自動検知
Chatworkのメッセージを自動取得し、「誰宛のメッセージがまだ返信されていないか」を検知します。
[To:○○]で指名されたメッセージ[返信]で指定されたメッセージ
これらを自動でピックアップ。
2. ダッシュボードで一覧表示
未返信メッセージを一覧で確認できます。
- ルーム名
- 送信者
- 宛先（誰が返信すべきか）
- 経過時間
「誰が何を放置しているか」が一目瞭然です。
3. 自動リマインド
一定時間返信がないと、Chatworkに自動でリマインドを送信します。
「○○さん、このメッセージへの返信をお願いします（3時間経過）」
本人に直接通知が飛ぶので、見落としを防げます。
しかも、営業時間外（18時以降〜翌9時）や土日祝日はリマインドしない設定もできます。さすがに自社のチームメンバーとはいえ、夜中にリマインドが飛ばせないですからね。
4. 毎朝のサマリー通知
管理者向けに、毎朝「本日の未返信状況」をChatworkに自動投稿します。
朝会で「未返信○件あるよ」と声かけできるようになります。
5. 月次レポート
月ごとの未返信状況をレポートで確認できます。
- 未返信発生件数の推移
- 担当者別ランキング（誰が返信できていないか）
- ルーム別（どの案件で未返信が多いか）
- 平均返信時間
- 時間帯別・曜日別の傾向
「金曜の午後に未返信が溜まりやすい」といった傾向が見えてきます(ダミーデータなので数字が大きくなっていますね)。
自社/顧客の区別ができる
地味に便利なのが、メンバーを「自社」と「顧客」に分類できる機能です。
- 自社メンバー宛 → リマインドを送信
- 顧客宛 → 表示のみ（リマインドは送らない）
クライアント様でも、あまり返信が早くない方もいらっしゃいます。そうなると弊社の提供バリューが下がってしまう懸念がある。それが可視化できれば、社内MTGなどで早急に対策を打つことができますよね。
技術的な話（少しだけ）
このアプリは、Next.js + TypeScript + Supabaseという構成で開発しています。
- Next.js（フレームワーク）
- TypeScript（言語）
- Supabase（データベース・認証）
- Vercel（ホスティング）
- Chatwork API
Chatwork APIとの連携、定期実行（Cron）、認証機能など、業務アプリに必要な要素は一通り揃えています。
当社ではこうした業務特化のアプリ開発も承っています。「既存のSaaSでは痒いところに手が届かない」「自社の業務フローに合ったツールが欲しい」といったご相談があれば、お気軽にどうぞ。
最後に
現状は自社用に作ったものですが、「うちでも使いたい」という声があれば、提供も検討しています。
また、「うちの業務に合わせたカスタマイズがしたい」「別のツール（Slackなど）で同じようなものが欲しい」といったご相談も歓迎です。
お気軽にご連絡ください。
お問い合わせはこちら：https://www.i-gs.co.jp/contact
よくある質問
Q. このツールで何ができる？
A. Chatworkで「To」や「返信」で指名されたメッセージのうち、未返信のものを自動検知し、一覧化・リマインドしてくれます。
Q. 自社メンバーと顧客を区別できる？
A. できます。自社メンバー宛はリマインド送信、顧客宛は表示のみに設定可能です。
Q. Slack版も作れる？
A. 作れます。カスタマイズのご相談はお気軽にどうぞ。
Q. 導入したい場合は？
A. お問い合わせいただければ、提供を検討します。
